Un décret publié au JO du 29 décembre 2019, fixe les modalités de transmission et de dépôt du contrat d'apprentissage à compter du 1er janvier 2020 dans les secteurs privé et public.
Le contrat d'apprentissage ou, le cas échéant, la déclaration si l'employeur est l'ascendant de l'apprenti mineur, est transmis auprès de l'OPCO (opérateur de compétences) qui procède à son dépôt dans des conditions fixées par voie réglementaire.
Au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début de l'exécution du contrat d'apprentissage, l'employeur transmet (dématérialisation possible) ce contrat à l'OPCO dont il relève. Il doit y joindre :
la convention de formation, sauf lorsque la formation de l'apprenti est confiée à un centre de formation d'apprentis interne à l'entreprise. En effet, aucune convention de formation n'étant conclue, l'employeur transmet en lieu et place une annexe pédagogique et financière précisant l'intitulé, les objectif et le contenu de l'action de formation, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l'action et le prix,
le cas échéant, la convention tripartite réduisant ou allongeant la durée du contrat ou de la période d'apprentissage pour tenir compte du niveau initial de compétences de l'apprenti ou des compétences acquises.
Le dépôt du contrat d'apprentissage ne donne lieu à aucun frais.
A réception du contrat, l'OPCO se prononce sur la prise en charge financière. Il vérifie à cet effet que le contrat satisfait aux conditions suivantes :
éligibilité des formations à l'apprentissage,
âge de l'apprenti,
qualité du maître d'apprentissage (salarié volontaire, majeur, offrant toutes garanties de moralité, employeur ou conjoint collaborateur). L'OPCO n'est pas chargé de vérifier les conditions de compétence professionnelle exigées d'un maître d'apprentissage,
rémunération des apprentis.
S'il constate la méconnaissance d'une ou plusieurs de ces conditions, l'OPCO refuse la prise en charge financière du contrat par une décision motivée qu'il notifie aux parties ainsi qu'au CFA. La notification peut être faite par voie dématérialisée.
L'OPCO statue sur la prise en charge financière dans un délai de 20 jours à compter de la réception de l'ensemble des documents.
Son silence fait naître, au terme de ce délai, une décision implicite refusant la prise en charge.
C'est ensuite l'OPCO qui dépose le contrat, par voie dématérialisée, auprès des services du ministre en charge de la formation professionnelle. Le cas échéant, il informe simultanément ces services de son refus de prise en charge financière, ainsi que des motifs de ce refus.
Toute modification d'un élément essentiel du contrat fait l'objet d'un avenant transmis à l'OPCO pour dépôt dans les mêmes conditions que le dépôt initial. A réception de l'avenant, l'opérateur de compétences statue soit sur la prise en charge financière, s'il l'avait refusée initialement, soit sur le maintien de cette prise en charge.
Lorsque le contrat d'apprentissage est rompu avant son terme, l'employeur notifie sans délai la rupture à l'OPCO, qui informe les services du ministre chargé de la Formation professionnelle. La notification peut être faite par voie dématérialisée.